Dubbele bestellingen, verlopen medicijnen en onnodige papierstromen veroorzaakt door inefficiënte processen, teveel voorraden en beleidswijzigingen veroorzaakten medicijnverspilling binnen GGz-Breburg. De organisatie digitaliseerde het medicatiebeleid, in samenwerking met de Brocacef Ziekenhuisfarmacie (BZF). Het aantal fouten en de verspilling nam drastisch af. Beleidsmedewerker Laura Luijkx en adviseur medicatieveiligheid Melanie Hendrix blikken terug.
Duurzaamheid, tekst: Petty Zoet, 7 januari 2025, leestijd: 5 minuten
Multomappen met clientdossiers, planken met medicijnvoorraden en aftekenlijsten op de bureaus. Vijftien jaar geleden was dit binnen GGz-Breburg een normaal beeld. Inmiddels zijn de dossiers gedigitaliseerd, de voorraden minimaal en tekenen medewerkers medicatie digitaal af. In 2010 stapte Breburg, net zoals vele andere zorginstellingen in die tijd, over op een Geautomatiseerd Distributiesysteem (GDS). De voorraaddozen maakten plaats voor doseerzakjes en medicatierollen. Handmatig verzamelen was niet langer nodig: de eerste stap in het digitaliseringsproces. ‘Nu pas realiseer ik mij hoe foutgevoelig ons systeem was,’ zegt Laura. Melanie knikt: ‘Een tabletje te veel of te weinig, het verkeerde medicijn pakken, een fout was zó gemaakt.’ Dankzij GDS is het aantal medicatiefouten met dertig tot zeventig procent afgenomen. Melanie: ‘Hoe zorgvuldig medewerkers ook zijn, menselijke handelingen zijn foutgevoeliger dan geautomatiseerde systemen.’
Een einde aan onleesbare recepten en dubbele bestellingen
Na die implementatie van GDS, die een basis legde voor minder fouten, was het logisch om een EVS, een Elektronisch Voorschrijfsysteem, in te voeren. Geen onleesbare recepten meer, het zicht op de medicijnvoorraad verbeterde: ‘Het EVS geeft behandelaren inzicht in de bestelgeschiedenis en voorraadniveaus. Zo voorkomen we verspilling door grote voorraden en voorkomen we dat medicatie over datum raakt’, legt Melanie uit.
De introductie van een Elektronisch Toedienregistratiesysteem (ETDR) maakte het digitale medicatiebeleid compleet. In een applicatie vinken medewerkers aan welke medicatie is toegediend. De papieren aftekenlijst, en bijbehorende papierverspilling, verdween. Dubbele bestellingen waren verleden tijd. Voorheen deed een collega bijvoorbeeld overdag een order per mail. ’s Nachts deed een collega hetzelfde. ‘Nu zie je in het systeem dat er al besteld is,’ vertelt Laura. Breburg bracht bovendien de medicatievoorraad terug van tien naar vijf dagen. Dankzij beter inzicht in voorraden en het optimaliseren van logistieke processen is ook het aantal spoedleveringen flink verminderd. ‘Spoedleveringen zijn soms noodzakelijk, maar door slimmer plannen wel te beperken. Dit verkleint ook de kans op verspilling.’ zegt Melanie.
De kracht van kartrekkers voor blijvende verandering
GGz-Breburg en Brocacef sloten zich bovendien aan bij de Green Deal Zorg en iedere afdeling kreeg een aandachtsfunctionaris. Laura: ‘Je hebt kartrekkers nodig. Collega’s die uitleggen hoe een ETDR werkt. Wat het oplevert. Zeker als zo’n systeem nog kinderziektes heeft.’ Melanie zag zorgmedewerkers dubbel werk doen: ‘Als je papieren lijsten invult én de app bijwerkt snap ik wel dat je zegt: dit systeem kost teveel tijd. Maar, inmiddels zegt niemand meer: geef mij maar die volle medicijnkasten en die papieren aftekenlijsten terug.’
Fotograaf: Sjoerd van der Hucht
Melanie Hendrix (links) werkt als teamleider dienstverlening en adviseur medicatieveiligheid bij de Brocacef Ziekenhuisfarmacie, onderdeel van de Brocacef Ziekenhuisgroep. Laura Luijkx (rechts) is beleidsmedewerker op de afdeling Innovatie en Kwaliteit bij GGz-Breburg.
Succesfactoren: drempels wegnemen, bevlogen functionarissen, data en scholing
Digitalisering vraagt meer dan alleen nieuwe software. Basale voorzieningen zoals laptops, wifi en inlogcodes zijn essentieel beamen Laura en Melanie. In de praktijk blijken juist deze voorzieningen grote obstakels. ‘Medicatie afvinken gaat via het elektronisch clientdossier. Toegang tot dit dossier krijg je als je een personeelsnummer hebt. Zo’n nummer krijg je als je in dienst bent. Dan blijken stagiairs, invallers en flexkrachten ineens niet in het systeem te kunnen. Dat moet je dan, afdeling overstijgend, oplossen.’ Sinds kort hebben alle Breburg-medewerkers, ook de flexwerkers, inlogcodes zodat niemand nog met papieren lijsten werkt. Melanie benadrukt vooral het persoonlijke contact als succesfactor: ‘Twee keer per jaar overleggen wij met onze aandachtsfunctionarissen en doen wij locatiebezoeken.’ Dat is behalve nuttig ook leuk,’ zegt Melanie. ‘Vooral de functionarissen zijn steeds meer bevlogen geraakt. Zo opperden ze onlangs om plastic cups te vervangen door bio-papier. Dat is gelukt.’
Een belangrijk aandachtspunt blijft de werkvoorraad. Dit optimaliseren is een gedeelde wens. Laura: ‘Uit ons systeem willen we data kunnen halen. Welke voorraden moeten groter? Of juist kleiner?’ Melanie herinnert Laura aan het scholingsprogramma: ‘We gaan volgend jaar alle behandelaren trainen. Hen bewuster maken: alles wat je aan de voorkant qua medicatie aanpast heeft effect op de hele keten.’
Digitaliseren begint met overleg
Wie eenmaal een digitaliseringsslag maakt, borduurt eenvoudig verder. Maar, wat als je als organisatie nog aan het begin staat? Melanie geeft advies: ‘Begin met overleg. Overleg met collega-organisaties én met je apotheek. Wij kennen van ieder EVS de voor- en nadelen. Daarna nodig je softwareleveranciers uit.’ Laura vult aan: ‘En benoem – als die er eerder nog niet waren –aandachtsfunctionarissen. Train hen, en collega’s, in het gebruik van de applicatie. Van daaruit ga je verder. Digitaliseren begint met een eerste stap. Niet alles gaat in één keer.’
GGz-Breburg en Brocacef laten zien dat digitalisering medicijnverspilling drastisch verminderd en bovendien de zorg veiliger en duurzamer maakt. Als het aan Laura en Melanie ligt blijven zij nog jaren samenwerken: ‘Een veiliger en duurzamer medicatiebeleid is en blijft belangrijk.’